如何更好发挥办公室职能作用

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如何更好发挥办公室职能作用

政府工作落实关键要靠政府办公室，而办公室工作的好坏，在很大程度上取决于文秘人员。为此，作为一名办公室文秘人员必须牢固树立“办公室工作无小事”的理念，立足本职工作，不断提高自身素质，进一步强化服务意识，创新工作方法，努力在平凡的岗位上作出不平凡的业绩。
一要加强队伍建设。办公室作为代表县政府的“窗口”单位，每天接触前来办事的群众不尽其数，每天都要处理各种事务性工作，没有较高的政治素质和业务能力就难以胜任。因此，要突出学习这一主线，不断强化素质，每个人都要成为不断学习、不断提高的楷模。在做好各项日常工作的同时，妥善处理工作和学习的矛盾，充分利用一切零散时间进行“充电”，逐步形成与自身工作相适应的最佳知识结构和技能结构。重点抓好“四项学习”，即向书本学，向领导学，向同事学，向实践学。向书本学，就是要认真学习邓小平理论和“三个代表”重要思想以及法律、经济、写作等专业知识，不断增强政治觉悟和业务水平，夯实各项基本功。向领导学，就是利用好每一次跟随领导开会、视察的机会，向领导学习部署工作、协调关系的方法，多站在领导的角度进行换位思考，多想几个“为什么”、“怎么办”。向同事学，就是要做一个“有心人”，多向办公室有经验的同志请教，看看同样或类似问题人家是如何处理的，取人之长，补己之短。向实践学，就是要经常来一个“回头看”，“日三省吾身”，及时总结经验，查找不足，扬长避短，查漏补缺，对工作中做得不好、不到位的地方要深刻反省，深挖根源，加以改进，努力做到“不二过”，在实践中提高分析问题、解决问题的能力。
二要抓住中心工作。办公室工作千头万绪，纷繁复杂，应急性、突发性工作较多，为此，在工作中必须学会“弹钢琴”，能够分清重点和主次，统筹兼顾好各项工作，决不能“眉毛胡子一把抓”。一是起草各类公文。作为办公室人员几乎没有一天不和文字材料打交道，可以说，具备一定文字材料撰写功底，是文秘人员的安身立命之本。为撰写出高质量的文字材料，在熟知常用文体写作方法的基础上，关键要在吃透“两头”和中间上下功夫。即吃透上头，了解国家和省市的方针政策，能够较好把握上级政策和基层实际的结合点；吃透下头，熟知我县基本县情，了解基层工作的热点、难点问题；吃透中间，准确理解领导意图，对领导的工作思路、工作方法、工作特点吃得准，领悟深。如此，起草的文件和领导讲话，才能做到站位高、思路清，有的放矢，言之有物，充分体现出领导的特色，让领导满意放心。二是开展好调查研究。定期开展调查研究，为领导提供前瞻性的建议和意见，以此推动全县工作，这是办公室工作的最高境界。要敏锐地抓住影响我县发展的突出问题和领导关注的热点、难点问题，迅速深入基层了解情况开展调查，及时撰写出有情况、有分析、有建议的调研报告。同时，要把为领导服务延伸到为群众服务当中去，定期深入基层，准确掌握社情民意，敢于讲真情，说实话，及时将群众的呼声、基层的要求反馈给县领导，并争取进入领导决策领域，变建议意见为政策文件。
三要转变服务理念。为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室的重要工作职责。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。一是变被动服务为主动服务。“凡事预则立，不预则废”，办公室的工作具有一定的前瞻性，凡事要早考虑、早着手，不仅要想领导之所想，也要想领导之未想。不能满足于“领导让干什么，就干什么”，主动围绕重点工作深入调研，为领导提供决策参考。二是变单一服务为全面服务。办公室的服务必须注意服务的全面性，在事前、事中、事后都要服务到位，任何时候都不能缺位。在领导决策前要拿出可行方案，向领导提供决策建议；在执行过程中要加强督查和监督，督促工作的落实；工作完成以后，要及时将情况反馈给领导。三是变一般服务为优质服务。坚持以“服务”为天职，坚信“没有最好只有更好”，坚持高标准，精益求精，力求尽善尽美。既能使各项工作平衡开展，有条不紊；有能妥善应对各种复杂情况，波澜不惊。
四要树立良好形象。要想到自己的一言一行都代表着政府的形象，时刻严于律已，乐于奉献，自觉维护政府的良好形象。大力弘扬四种精神，一是无私奉献的精神。办公室人员一年到头都非常忙，经常加班加点，有时连轴转是常事。没有吃苦耐劳、无私奉献的精神，就搞不好服务，干不好办公室工作。对此，办公室人员要正确对待工作，以苦为乐，甘当无名英雄，自觉加班加点，不为名、不为利，不讲条件，不提要求，克服一切困难，充分发挥自己的聪明才智，调动一切积极因素，高质量完成任务。二是谦虚谨慎的精神。充分认识到办公室工作的重要性，每项工作都是“牵一发而动全身”的事，务必慎之又慎，细之又细，认真认真再认真、细致细致再细致，努力做到“五个不让”：不让领导布置的工作在我手中延误，不让需要办理的文件在我手中积压，不让各种差错在我身上发生，不让来机关联系工作的同志在我这里受到冷落，不让政府和办公室的形象在我这里受到影响。三是敢想敢干的精神。谦虚谨慎是必需的，但不能因此而放不开手脚，在领导面前唯唯诺诺，不敢表达自己的想法和看法。工作中要满怀激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地干工作。在思想上能够跟领导“平等”地交流，敢于发表自己的独到见解。只要一切从工作考虑，一切为领导着想，有何不可？四是团结协作的精神。办公室作为一个“大集体”，每一个人都是其中的一分子。要树立“大办公室”观念，大事讲原则，小事讲风格，对人宽厚诚恳，对事严谨认真，妥善处理协调好办公室内部的人际关系，形成上下一心、团结互助的良好氛围。

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